Сообщество предпринимателей и экспертов, которые делятся своим опытом и знаниями

Делаем стратегическую сессию идеальной

От хорошего к идеальному: делаем стратегическую сессию эффективной

В какой-то мере все мы используем стратегические сессии в проектах. Для одних это 15-минутное рядовое собрание, для других — мозговой штурм, длящийся целый день. Но настолько ли важны стратегические сессии, и почему многие из нас считают их лишь потерей времени? Есть ли способ сделать эти сессии плодотворными и более творческими?

Да, стратегические сессии действительно могут привести к творческим озарениям и прорывам и об этом мы писали в отдельной статье: «Как провести стратегическую сессию«. Однако мы часто неверно распределяем наши силы, зацикливаясь на чем-то одном. Тем не менее, существуют определенные основы и принципы, которые помогут вести стратегическую сессию в нужном направлении. Правда, их мы часто забываем или недооцениваем.

Будьте на пике производительности

Говоря о недооценке основополагающих принципов: проведем аналогию с профессиональными спортсменами. Спортсмены-чемпионы тщательно готовятся к соревнованиям — чтобы в ключевой день быть на пике своего психического и физического здоровья. Вот и для нас важно, чтобы сотрудники были физически и умственно подготовлены к нашим стратегическим сессиям. Находились на творческом подъеме.

Представьте, что вы играете в игру и ваш партнер очень устал. Вместо того чтобы ловить мяч и бросать его обратно, он глупо и растеряно на него смотрит. То же самое и с участниками сессии. Прежде чем приступать к «производству» идей, человеку нужно хорошо отдохнуть, сытно позавтракать. Тогда голова будет ясной, а мысли свежими. И шансы на удачную сессию автоматически возрастают.

Поощряйте свободу, но не бойтесь дебатов

Если вы придете на сеанс стратегии лишь с целью продвинуть свою блестящую идею, вы упустите много других хороших идей. И возможностей. Конечно, это не значит, что все свои мысли нужно оставить за дверью. Вместо этого постарайтесь сделать стратегическую сессию тем местом, где поощряются инициатива, новые идеи и оживленная дискуссия. Главное — слушать.

Выделяйте лучшие мысли и доводите их до совершенства. А дискуссия будет лишь способствовать этому. В дискуссии уделяйте больше внимания аспектам, но и о глобальных целях также не забывайте.

Осмельтесь бросить вызов новым идеям. Это поможет посмотреть на ситуацию с разных сторон.

Сосредоточьтесь на конкретных целях, но не забывайте о глобальных

Говоря о целях. Несмотря на важность быть гибким и открытым для нового, для достижения целей необходимо придерживаться следующих двух правил:

Стратегическая сессия должна иметь четкие цели. Участники должны быть сфокусированы на конкретных задачах. Чтобы успешно достичь целей, во-первых, они должны быть небольшими и достижимыми, а также разложены на поэтапные шаги — хотя бы примерно. Цель «больше клиентов» довольно глобальна и слишком абстрактна. Но если вы разложите ее на небольшие части, картина станет яснее: расширение целевой аудитории, методы рекламы, пути взаимодействия с клиентами и так далее.

Во-вторых, важно держать в уме более широкие и глобальные цели. Ведь концентрируясь на частностях, можно потерять из виду всю картину в целом. Периодически спрашивайте себя, куда вы движетесь. И не упустили ли чего важного. Подумайте о том, что именно полезного для достижения глобальной цели вы сейчас делаете.

Попробуйте написать большую глобальную цель на доске. Это будет ориентировать команду и поможет участникам сосредоточиться.

Выделите ведущих участников

Есть такое выражение: «слишком много поваров на кухне». Со стратегической сессией так же. Слишком много лидеров в сеансе — одна из причин снижения его эффективности. Когда стратегическая сессия только началась, выделите потенциальных лидеров. Они будут привносить порядок в ход сеанса и направлять остальных участников. Также ведущие могут выступать и действовать как подстрекатели, стимуляторы, посредники и даже лица, принимающие основные решения. Однако наличие слишком большого количества потенциальных лидеров будет иметь противоположный эффект, вызывая беспорядок и стагнацию.

Задайте временные рамки

Ограничьте время сессии. Это повысит производительность, не истощая творческий потенциал участвующих. Однако следует соблюдать меру, поскольку нереалистичные ограничения повредят творческому процессу и будут оказывать давление на сотрудников. Мозговой штурм требует некоторой свободы.

Вот, как можно определить оптимальное время для повышения производительности. Разделите всю сессию на небольшие промежутки времени в пять или десять минут. И оцените, какой вариант работает лучше всего. Это поможет определить золотую середину.

Устраните отвлекающие факторы

У вас когда-нибудь было ощущение, будто идея витает где-то над вашей головой и уже вот-вот сформируется окончательно? Или моменты, когда вы закрываете глаза и активно сосредотачиваетесь на какой-то мысли, почти поймав тихий шепот вдохновения? А теперь представьте, что в этот момент кто-то сидит рядом, беспрестанно хрустя чипсами и шелестя упаковкой.

Удивительно, насколько сильно влияют на наш ум отвлекающие факторы. И стратегические сессии — не исключение.

Стандартные методы убрать отвлекающие факторы следующие: отключите звук на мобильных телефонах (особенно оповещения смс, соцсетей и электронной почты), закройте двери в помещении, прикройте окно. А если вы собираетесь принести закуски, постарайтесь держаться подальше от шелестящих упаковок.

Но что более важно, есть множество других мелких отвлекающих факторов, которые могут ухудшить сфокусированность. Например, неподготовленная доска. Она должна быть чистой еще до начала сеанса. Если для сессии требуется подключение к интернету или какая-то онлайн-площадка, заранее откройте соответствующие страницы, а также введите логин и пароль. Внимание к мелочам сведет к минимуму риск потерять фокус и потенциально блестящие идеи.

Будьте объективны и привлекайте свежий взгляд

Одной из слабых сторон стратегической сессии является именно работа в группе. Когда в одном помещении много людей, участники «питаются» идеями друг друга. В такой замкнутой обстановке часто бывает сложно поддерживать творческий дух. Однако есть способ улучшить ситуацию.

Помочь может привлечение людей со стороны. Это не только откроет новую перспективу, но также убьет двух зайцев сразу. Во-первых, всякий раз, когда вы объясняете свою идею кому-то «новенькому», ваше внимание всецело сосредоточено на ней. Это поможет еще раз ее осмыслить и, возможно, усовершенствовать, сделав более ясной, четкой и эффективной. Во-вторых, участие человека со стороны позволит выделить существующие пробелы и недочеты, а также несостыковки и «трения», о которых все остальные умалчивают.

Кстати, стоит рассмотреть возможность привлечения тех, кто должен лучше знать целевую аудиторию вашей компании: своих клиентов. Это особенно полезно тогда, когда у вас уже есть идеи. Наблюдая реакцию клиента на текущие мысли своей команды, можно оценить, находитесь ли вы на правильном пути. Если высказанное пробуждает поток новых идей у самого клиента, то направление избрано верное. Если нет — пришло время переориентировать ваш подход. Важно отметить, что клиент должен принимать участие в дискуссии вместе со всеми — на равных.

Зафиксируйте результат

Представьте, что вы влюблены и только что были на первом свидании. Вот вы прощаетесь и идете к своей машине. Свидание прошло великолепно, и вы никогда не чувствовали себя лучше. Когда вы вдвоем смеялись за ужином, ваши глаза буквально сияли и искрились. Но вот вы на втором свидании. Оно уже не такое яркое, но тоже вроде бы прошло неплохо. Третье свидание, четвертое, пятое… Однако что бы вы не делали, вам никак не удается повторить то, что было на первом. Ощущения и эмоции уже не те.

На стратегической сессии может произойти примерно то же самое. Было бы обидно после всех усилий для улучшения эффективности, потерять все к концу сеанса. Поэтому прежде чем завершить вашу творческую дискуссию, вы должны сделать все возможное, чтобы сохранить и зафиксировать возникший импульс. Для обеспечения долгосрочного успеха проекта следует предпринять несколько шагов.

Во-первых, зафиксируйте письменно все то, что было решено сделать на сессии: распишите, какие конкретные действия необходимо предпринять компании в дальнейшем. Можно основывать эти планы на небольших целях, которые были заданы в начале дискуссии. Однако не забывайте держать в голове общую картину.

  • Во-вторых, поставьте лидера (или лидеров) ответственным за выполнение задач. Он должен направлять и контролировать коллектив по мере приближения к цели.
  • В-третьих, запланируйте следующие стратегические сессии, где вы сможете решить предстоящие проблемы и установить новые цели.

Постарайтесь сохранить то, что удалось достигнуть во время этой встречи. Иначе это будет напрасной тратой времени.

От хорошего к идеальному

Иногда даже незначительные поправки могут оказать невероятно положительное влияние на всю стратегическую сессию.

Тем менее, идеала все равно достичь непросто, поскольку те мелочи, которые к нему ведут, нередко противоречивы по своей природе. С одной стороны, вам нужны лидеры, которые могут направлять проект, с другой — их руководство может ограничивать весь коллектив. С одной стороны, для творчества требуется время, с другой — отсутствие сроков может снизить производительность. Доминирование того или иного аспекта может привести к тому, что все ваши стратегические сессии не будут соответствовать их истинному потенциалу.

Так вот, улавливая эти противоречия, вы сможете лучше ими управлять и сделаете свои стратегические сессии более динамичными, более вдохновляющими и более продуктивными. Все эти противоречия взаимосвязаны друг с другом, и правильное управление ими сделает сессии более последовательными и результативными.

Тем не менее, если во время сеанса вы все же обнаружите, что до сих пор бьетесь словно рыба об лед, вероятно, есть большие препятствия. Остановите сессию и проведите ее в другое время. Кроме того, мозгу тяжело быть все время на пике производительности. Поэтому время от времени команде потребуются небольшие перерыв, чтобы перезарядиться. Важно знать, когда пора остановиться.

И еще кое-что важное! Не забудьте прихватить с собой все эти советы. Регулируйте ход стратегической сессии и она обязательно принесет результат.

И на последок! Рекомендуем изучить руководство фасилитатора, которое поможет вам еще эффективнее проводить стратегические сессии, и добиться еще более внушительный результатов за короткое время. Фасилитация позволит внести вклад каждому участники, ускорить время проведения и при этом никого не обидеть.

Комментарии
CLOSE
CLOSE