Содержание
Хитрости фасилитации для непрофессионалов или когда фасилитатор не справляется
Как фасилитатор, я занимаюсь налаживанием и контролем коммуникации во время мероприятий. И я редко когда ухожу с собрания с ощущением, что оно было пустой тратой времени. Конечно, за эту работу мне платят. И я обладаю достаточными опытом и профподготовкой в групповой фасилитации, чтобы обеспечить успешную дискуссию. Большинство организаторов встреч платят мне за то, чтобы позволить себе заниматься другими делами (например, непосредственно бизнесом) и в конечном итоге разочаровываются в том, что не все из этих встреч эффективны для компании и считаются участниками пустой тратой времени.
Наверное, именно сейчас время дать 10 советов по методам фасилитации, которые помогут стать великим фасилитатором. А вот и нет. Следующие советы будут не для них, а для простых людей, далеких от этой деятельности. Если же вы намерены искусно овладеть навыками проведения дискуссий, тогда рекомендую вам прочитать полное руководство фасилитатора. А сейчас двигаемся дальше.
Не ждите, пока очередной фасилитатор наконец научится проводить собрания. Исправить плохую встречу можете вы сами. А в процессе групповой фасилитации — продемонстрировать свои лидерские и управленческие навыки. Итак, если вы застряли на очередной неудачной встрече, вот, что надо делать.
Будьте смелее. Включите дурачка
Даже если вы полагаете, что понимаете происходящее вокруг, возможно, этого не понимают другие присутствующие. Вы не представляете, какой силой обладает простое высказывание вроде:
Ключ к успеху этой тактики — не ваш вопрос. Ключ — Игорь. Человек, к которому вы обращаетесь, должен быть одним из самых сильных коммуникаторов в помещении. Это заставит группу остановиться. Все захотят послушать, что же ответит Игорь. Это часто помогает вернуть дискуссию в нужное русло. Так что глупость — это по-умному.
Оказывайте помощь. Используйте технику фиксации информации
Еще один замечательный вопрос:
Откройте ноутбук и начните делать заметки. Это намного лучше, чем использовать маркер и флипчарт, который не предоставляет достаточно места и иногда требует расшифровки записанного. Создание заметок на компьютере служит нескольким целям. Во-первых, он дает участникам возможность видеть перед собой обсуждаемое. Это список вопросов, решений, индивидуальных комментариев или еще что-нибудь важное. Во-вторых, это позволит структурировать информацию более наглядно.
Так, простой набросок из обозначенной проблемы, цели, фактов, вопросов и следующих шагов может помочь переместить команду из пункта A в пункт B. Один совет: Встречу стоит завершить подведением итогов и перечислением следующих этапов. Теперь, благодаря вашим усилиями у группы есть рабочий документ, который послужит ориентиром на следующий раз. Звучит просто, но это работает. Подобным образом вы становитесь добровольным помощником и делаете то, с чем не справился фасилитатор.
Найдите причину неудачи и предложите альтернативу
Забавно наблюдать за белкой в колесе, которая крутится, раз за разом проходя один и тот же цикл. Однако к собраниям это не относится. Если участники то и дело холят по кругу и не могут прийти к эффективным результатам, подобную встречу нельзя назвать продуктивной. Почему бы не сменить ориентиры? Небольшое предупреждение. Выявить причины неудачи не так легко. Вот общие примеры барьеров на пути к успеху, которые помогут сориентироваться:
- Недостаточная подготовка. Часто встреча не удается из-за того, что никто не подготовился и не составил повестку встречи. Посмотрим правде в глаза — все мы заняты. И неважно, когда был отправлен документ для подготовки — за месяц до собрания или за 20 минут до его начала. Люди просто не могут или не хотят его открыть и подготовиться. Сами ведущие — не исключение. В некоторых случаях они просто обозначают проблемы и начинают открытый мозговой штурм. Такой подход тратит впустую время каждого. Чтобы избежать этого, не помешает одному или двум членам группы составить краткие заметки по основным вопросам, которые в последующем будут зачитываться вслух. Звучит глупо, но эффективно. Убедитесь, что докладчики не только обозначили ключевые проблемы, но и предложили решения, которые затем можно обсудить всем вместе. А просто бросить группе какой-то абстрактный вопрос и устроить открытый мозговой штурм — малоэффективно.
- Отсутствие ответственных. Кто ответственен за организацию и принимаемые решения? Спросите этих людей, комфортно ли им находиться в этой роли вообще и непосредственно сейчас.
- На собрании нет нужных людей. Спасите встречу от превращения в пустую болтовню, определив людей, которые необходимы, но отсутствуют. “Мы действительно не можем двигаться вперед без Ольги«. Тогда позовите Ольгу или назначьте ей встречу.
- Человек, который должен принять решение, пока к этому не готов. Если принимающий решения — вы, проявите смелость и сообщите о своих неуверенности и опасениях. Это не признак слабости, а показатель мужества. Только ответственный человек может сказать «Я не готов принять решение по этому поводу, позвольте мне послушать еще некоторые доводы и принять решение позже«. Кстати, желательно уточнить, когда именно это «позже» произойдет и обязательно сдержать обещание.
Некоторые из этих пунктов могут показаться излишними для того, кто не является профессиональным фасилитатором и не несет ответственности за исход сеанса. Однако они хороши для развития лидерских и управленческих навыков. И если вы думаете, что дискуссия зашла куда-то не туда, то скорее всего, многие из ваших коллег буду с вами согласны. Так что они оценят ваши усилия.